Beschreibung der Position

Leiter der Abteilung Projekte und Verwaltung

Über JustWorld International

JustWorld wurde 2003 gegründet, um Reitern eine Möglichkeit zu bieten, den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, indem sie sorgfältig geprüfte Bildungs-, Gesundheits- und Ernährungsprogramme für Kinder in aller Welt unterstützen. Tausende von Botschaftern aus mehr als 40 Ländern haben sich seitdem verpflichtet, für die Sache zu reiten" und JustWorld auf vielfältige Weise bei der Erfüllung seiner Mission zu unterstützen. Reitsportunternehmen und -veranstaltungen auf der ganzen Welt unterstützen die Bemühungen von JustWorld, und der Weltverband des Pferdesports, die FEI, hat JustWorld zu einem offiziellen Wohltätigkeitspartner erklärt. Im Jahr 2022 hilft JustWorld täglich, das Leben von fast 10.000 verarmten Kindern rund um den Globus zu verbessern.

JustWorld International ist eine 501(c)(3) Wohltätigkeitsorganisation in den Vereinigten Staaten und akzeptiert steuerlich absetzbare Spenden in den Vereinigten Staaten. JustWorld International hat keine politische oder religiöse Zugehörigkeit.

Zusammenfassung

Der Leiter der Abteilung Projekte und Verwaltung ist dem Geschäftsführer (ED) unterstellt und gehört zum Führungsteam der Organisation. Diese Position hat zwei primäre Grundpfeiler: Als Projektleiter beaufsichtigen Sie das Management der Projekte von JustWorld International und als Verwaltungsleiter stellen Sie die Effektivität der Finanzfunktionen der Organisation sicher und zeichnen sich dadurch aus, dass Sie das Tagesgeschäft mit einer strategischen Denkweise führen.

Gemeinsam mit dem geschäftsführenden Direktor spielt der Leiter der Abteilung Projekte und Verwaltung eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung und Umsetzung von organisatorischen Abläufen, Richtlinien, Zuständigkeiten, einer effizienten Berichtsstruktur und bewährten Verfahren, die JustWorld International bei der Erfüllung seines Auftrags unterstützen. Sie werden an der Planung, Evaluierung und beruflichen Entwicklung von Initiativen sowie an der Betreuung neuer Teammitglieder beteiligt sein. 

Zuständigkeiten nach Funktionen

Finanzielle Verwaltung

• Zusammenarbeit mit dem Exekutivdirektor bei der Festlegung des Jahresbudgets und der Entwicklung eines Einnahmeplanungsprozesses, um das kontinuierliche Wachstum der Organisation zu gewährleisten.
• Verwaltung, Analyse und Berichterstattung über monatliche und vierteljährliche Bewertungen und Prognosen der finanziellen Leistung der Organisation im Vergleich zu den finanziellen und operativen Zielen.
• Beaufsichtigung der kurz- und langfristigen Finanz- und Managementberichterstattung, Überwachung von Fortschritten und Veränderungen und Unterrichtung der obersten Führungsebene über den finanziellen Status der Organisation.
• Verwaltung der täglichen Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und Erstellung von Berichten nach Bedarf.
• Abstimmung der monatlichen Aktivitäten mit dem Buchhalter, um Jahresendberichte zu erstellen und steuerliche Anforderungen zu erfüllen.
• Zusammenarbeit mit dem Leiter der Abteilung Fundraising und Entwicklung bei der Pflege, Entwicklung und Überwachung aller Fundraising- und Buchhaltungssysteme und -verfahren. Erfassung aller Zusagen, Rechnungen und Quittungen sowie für die Aufzeichnung aller Einnahmetransaktionen, Empfehlung und Umsetzung strategischer Verbesserungen des derzeitigen Systems.
• Vorbereitung aller Unterlagen für die Jahresprüfung/990: Jahresfragebogen und Liste der erforderlichen Unterlagen, Abweichungsprüfung, Managementprüfung, Betrugsprüfung und interne Kontrollen. Zusammenarbeit mit den externen Rechnungsprüfern und dem Exekutivdirektor; Finanzausschuss des Verwaltungsrats; Bewertung aller erforderlichen Änderungen.

Projektleitung

• Sicherstellen, dass alle wiederkehrenden projektbezogenen Zahlungen pünktlich erfolgen und die Zahlungsnachweise gut organisiert sind und den Buchhaltern übergeben werden.
• Zusammenarbeit mit dem Projekt- und Programmmanager, um sicherzustellen, dass alle unsere bestehenden Projektpartner die monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichterstattung unter Einhaltung der Absichtserklärung einhalten.
• Zusammenarbeit mit dem Projekt- und Programmmanager, um einen effizienten Berichtsprozess für die Projektpartner von JustWorld International zu entwickeln und auszuführen, der mit der jährlichen Berichterstattung und den finanziellen Verantwortlichkeiten der Organisation übereinstimmt.
• Gemeinsam mit dem geschäftsführenden Direktor und dem Projekt- und Programmmanager halten Sie stets Ausschau nach neuen Projektmöglichkeiten und Erweiterungen, die das strategische Wachstum und die Entwicklung der Organisation unterstützen.

Humanressourcen und Operational Excellence

• Verwaltung der Humanressourcen und Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Vergütung, Urlaub, Krankenversicherung, Tagegelder und andere Leistungen.
• Erfassung und Verwaltung von Informationen über neue Teilnehmer, Freiwillige und Mitarbeiter, Verlängerungen und jährliche Aktualisierungen.
• Verwalten Sie gemeinsam mit den Buchhaltern die Kreditkartenzahlungen der Mitarbeiter.
• Verwaltung und Steigerung der Effektivität und Effizienz der Unterstützungsdienste (Personalwesen, Büromanagement und Finanzbuchhaltung) durch Verbesserung der einzelnen Funktionen sowie durch Koordinierung und Kommunikation zwischen Unterstützungs- und Programmfunktionen.
• In Zusammenarbeit mit dem Exekutivdirektor entwickelt er die Fähigkeiten des Personals, steuert die Leistung mit Konsequenz und unter Einhaltung hoher professioneller Standards und sorgt dafür, dass sich die Programmmitarbeiter für strategische, alltägliche und pädagogische Prioritäten einsetzen. 
• Mitwirkung an der kurz- und langfristigen strategischen Planung zur Entwicklung und Aufrechterhaltung der Organisationspolitik.
• Beteiligung an der Koordinierung, Leitung und Verwaltung von Fundraising- und anderen Sonderveranstaltungen. 
• Verwalten von Vereinbarungen mit Dienstleistern. 
• Pflege der Archiv- und Verwaltungsunterlagen von JustWorld International.

Risikomanagement

• Beaufsichtigung des Versicherungsbedarfs der Organisation, einschließlich Deckung, Erneuerung, Prüfungen und Anforderungen.
• Überwachung der Einhaltung von staatlichen, behördlichen, akkreditierten und lizenzierten Richtlinien.
• Überwachung von Sicherheits- und Haftungsfragen und Beratung des Exekutivdirektors über optimale Verfahren zur Risikominimierung.

Anforderungen an die Position

Bildung

• BA (MA ist ein Plus) Hochschulabschluss in Wirtschaft und Management, Betriebswirtschaft oder gleichwertige Berufserfahrung

Wissen und Erfahrung

• Nachgewiesene Erfahrung im Finanzmanagement.
• Erfahrung im Umgang mit QuickBooks und Berichten.
• Ausgezeichnete Computerkenntnisse und gute Kenntnisse in Excel, Word, Outlook und Access.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Aufgeschlossenheit gegenüber Weisungen, kooperativer Arbeitsstil und Engagement für die Erledigung der Aufgaben. 
• Erfahrung in den Bereichen Rechnungsprüfung, Steuern, Einhaltung von Vorschriften, Haushalt und Ressourcenentwicklung für gemeinnützige Organisationen.
• Einfallsreichtum beim Setzen von Prioritäten, Vorschlagen neuer Wege zur Effizienzsteigerung und Leiten von Investitionen in Menschen und Systeme.
• Nachgewiesene Führungsqualitäten und Visionen bei der Verwaltung von Personal und wichtigen Initiativen.
• Fähigkeit, Zuständigkeiten wirksam zu delegieren, Aufmerksamkeit für Details und Folgemaßnahmen.
• Hohes Maß an Komfort bei der Arbeit in einem flexiblen und dynamischen Umfeld.
• Persönliche Eigenschaften wie Integrität, Ehrlichkeit, Synergie, Glaubwürdigkeit und Engagement für den Auftrag von JustWorld International.

Bitte senden Sie Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf per E-Mail an jwinfo@justworldinternational.org